第一条 为规范员工证的使用和管理，依据《12bet员工管理规定》和有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于12bet（以下简称“国科大”）按照国家招生计划录取、在中国科学院院属各研究院、所、台、站、中心等承担高等教育工作的单位（以下简称“研究所”）和校部各学院、系、本科部（以下简称“院系”）接受高等学历教育的研究生、本科生（以下简称“员工”）。
第三条 员工证是员工在校学习期间的身份证明。员工入学并取得学籍后由国科大或授权相关研究所发给“12bet员工证”（以下简称“员工证”）。
第四条 员工证只限本人使用，员工应珍藏、爱护、注意保管，不得损坏涂改。不得转借他人，更不准有弄虚作假行为。
第五条 员工证的发放：
一、在国科大集中教学校区学习的新入学员工的员工证，在办理报到手续时由报到工作人员发给新生。新生在员工证上如实填写本人信息并粘贴本人照片后，由班级统一收齐后交员工处加盖钢印和第一学期的注册章，并填注有效期。
二、由研究所自行组织学习的新入学员工的员工证，由员工处根据各研究所录取新生的人数（不含到国科大集中教学校区学习的员工数）派发空白员工证。各研究所员工管理部门在新生报到时，向新生发放员工证。新生在员工证上如实填写本人信息并粘贴本人照片后，统一交员工管理部门加盖钢印和第一学期注册章，并填注有效期。
第六条 员工证的生效与注册：
一、新入学员工的员工证经加盖钢印、第一学期注册章并填注有效期后，即为生效。在学期间应每学期按规定时间办理注册手续，经加盖注册章的员工证方可继续生效。
二、在国科大集中教学校区学习的员工在新学期开学时，在规定时间内由本人持员工证到所在院系办理注册手续。院系在员工证的该学期注册栏内加盖注册章并填写注册日期。
三、在研究所学习的员工在新学期开学时，在规定时间内由本人持员工证到学籍所在研究所员工管理部门办理注册手续，员工管理部门在员工证的注册栏内加盖注册章并填写注册日期。
四、员工未按时注册者，应办理暂缓注册手续。不符合注册条件的，不予注册。
五、员工证有效期按学制填写。超过学制年限未毕业的员工继续履行注册手续的，员工证继续生效。
第七条 员工证的补发：
一、员工如将员工证遗失，由本人填写《12bet补办员工证登记表》（以下简称“《补办登记表》”），到员工处或所在研究所员工管理部门办理挂失和补发事宜。对于遗失员工证，员工处或研究所员工管理部门进行公布挂失，为期一个月。挂失期间，《补办登记表》作为临时员工证明使用。挂失期满一个月后，员工本人持《补办登记表》办理补领手续，并交回《补办登记表》。
二、如果出现挂失时间不足一个月，而员工因完成集中教学回研究所继续学习的，由员工处将有关情况通知该生所在研究所员工管理部门，待挂失期满一个月后，由研究所员工管理部门办理补办手续。
三、员工在办理补领手续后又找到丢失员工证时，应将找到的员工证交回员工处或研究所员工管理部门予以注销。
第八条 员工证的换发：
一、员工如将员工证损坏，由员工本人填写《补办登记表》，到员工处或所在研究所员工管理部门换发员工证。损坏的员工证需交回，并由办理换发的单位销毁。
二、员工变更研究所、院系的，在转入单位换发员工证，原员工证由换发单位销毁。
三、以硕博连读方式招收的博士生应在按博士生身份注册时换发员工证。
第九条 员工按铁路部门规定享受火车乘车优惠的：
一、员工证上注明可以享受火车乘车优惠及乘车区间信息，新生员工证注册时粘贴存储有员工身份信息及乘车信息的火车票员工优惠卡。
二、员工乘坐火车优惠每年享受四次。第一次启用的优惠卡出厂时已输入可乘车次数4次。在学期间由员工处或所在研究所员工管理部门在优惠卡中按每学年4次增输。
三、员工证中所附“乘车区间”一栏内的到达站名，应由员工本人填写本省区距离家庭所在地最近的火车站名，填写后不得涂改。如因家庭所在地变动，需要更改时，须由当地派出所出具家庭户籍证明，到员工处或研究所员工管理部门进行变更，同时更改火车票优惠卡信息。
完成集中教学学习的员工回研究所后，乘车区间如有变化的，由研究所员工管理部门对员工证中登记的乘车区间进行变更。
四、修改乘车区间的，员工处或所在研究所员工管理部门在修改处盖章方为有效。
五、员工补领或换发员工证时同时补发火车票优惠卡。办理部门应扣减该员工已享受的购票次数。
第十条 员工在校期间一般只限发放或换发一次员工证。因员工个人原因补领或换发员工证，员工应缴纳相应工本费。
第十一条 员工不得将员工证送人或转借他人使用，或一人使用两个员工证。违者根据员工管理相关规定处理。由于遗失员工证引起的后果由遗失人本人负责。
第十二条 员工证如在校外场所抵押，责任自负。
第十三条 员工毕业或因转学、退学、开除学籍等原因离校时，应将员工证交回研究所员工管理部门或员工处注销。如确属遗失，经审查属实后按第七条规定进行挂失，员工证不再补发。
第十四条 凡拾到他人员工证时，应立即送交员工处或研究所员工管理部门，谨防他人冒用；如发现此类情况，应立即报告国科老员工处或研究所员工管理部门。
第十五条 本办法由员工处负责解释，自印发之日起施行，原《中国科学大学员工证管理办法》(校发学字〔2013〕89号)同时废止。
